Kanzleien
KI-Agenten für Kanzleien: Keine Mandantenanfrage bleibt liegen
Mandantenanfragen sofort erfasst, Erstberatungstermine automatisch koordiniert – auch während Gerichtsterminen und Besprechungen.
- 09:40Neue Anfrage über das Kontaktformular – Rechtsgebiet Mietrecht
- 09:40Rückfragen zu Anliegen und Dringlichkeit gestellt
- 09:43Kapazität passt – Terminvorschlag für Erstberatung gesendet
- 13:15Anruf angenommen – Frage zum nächsten Termin beantwortet
- 13:17Notiz in der Mandantenakte abgelegt
Der Alltag in der Kanzlei
Wo heute Zeit verloren geht
Anfragen ohne klare Einordnung
Bevor ein Erstberatungstermin sinnvoll ist, fehlen Rechtsgebiet, grober Sachverhalt und Dringlichkeit – das Nachfragen kostet Zeit, die für laufende Mandate fehlt.
Erreichbarkeit während Gerichtsterminen
Im Gerichtstermin oder in der Besprechung bleiben Anrufe liegen – gerade bei dringenden Anliegen ist das für Anfragende besonders unangenehm.
Rückfragen zum Verfahrensstand
„Wie ist der Stand meines Verfahrens?“ ist die häufigste Frage im Postfach – jede einzeln beantwortet, kostet Zeit, die für die eigentliche Arbeit fehlt.
Terminfindung für Erstberatungsgespräche
Termine für Erstberatung oder Besprechungen mit mehreren Beteiligten abzustimmen läuft meist über lange Telefon- oder E-Mail-Ketten.
Zur Einordnung
Was das an Zeit bedeutet
Beispielrechnung: Bei 10 Anfragen pro Woche und 12 Minuten Rückfragen und Terminkoordination pro Anfrage sind das rund 2 Stunden – Zeit, die für Mandate und Termine fehlt.
Illustratives Beispiel mit gerundeten Zahlen, keine belegte Branchenstatistik. Deine echten Zahlen klären wir in der Potenzialanalyse.
Passende Lösungspakete
asaia reflex
Neue Anfragen über Website und Kontaktformular
Jede Anfrage bekommt sofort gezielte Rückfragen zu Rechtsgebiet, grobem Anliegen und Dringlichkeit – und einen Terminvorschlag für die Erstberatung, wenn die Kapazität passt.
asaia voice
Anrufe und Rückfragen zum Verfahrensstand
Nimmt Anrufe an, gibt organisatorische Auskunft zum nächsten Termin und zur zuständigen Person, und nimmt Rückrufwünsche auf, wenn im Büro niemand rangeht.
Darüber hinaus
Passt dein Fall nicht in eines der beiden Pakete?
Viele Abläufe sind individuell und passen nicht in ein Festpreis-Paket – die passende Lösung entsteht dafür in der Potenzialanalyse.
Automatisierte Aktenanlage
Angaben aus dem Erstkontakt strukturiert in die Akte überführen, statt sie manuell zu übertragen.
Wissens-Assistent für Kanzleiwissen
Vorlagen, interne Abläufe und Musterschreiben sofort auffindbar – für jeden im Team, statt in verstreuten Ordnern.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu KI für Kanzleien
Gibt reflex eine rechtliche Einschätzung zum Anliegen des Anfragenden?
Nein, und das darf es auch nicht. reflex erfasst ausschließlich organisatorische Angaben – Rechtsgebiet, grobes Anliegen, Dringlichkeit – und schlägt bei passender Kapazität einen Termin für die Erstberatung vor. Jede rechtliche Einschätzung, Bewertung oder Auskunft bleibt ausschließlich bei euren Anwältinnen und Anwälten.
Kann reflex ein Mandat annehmen oder bestätigen?
Nein. Eine Mandatsannahme setzt unter anderem eine Prüfung auf Interessenkollision voraus, die nur eure Kanzlei selbst vornehmen kann. reflex bereitet die Rahmendaten für die Erstberatung vor – die Entscheidung über die Mandatsannahme bleibt vollständig bei euch.
Wie geht reflex mit vertraulichen Informationen aus Erstanfragen um?
Nur mit den Angaben, die Anfragende selbst im Erstkontakt teilen – Rechtsgebiet, grobes Anliegen, Kontaktwege. Auf bestehende Aktendaten hat reflex keinen Zugriff, sofern ihr das nicht ausdrücklich einrichtet. Die anwaltliche Schweigepflicht und die entsprechende Auftragsverarbeitung klären wir transparent in der Potenzialanalyse.
Nennt voice verbindliche Fristen, etwa Verjährungs- oder Rechtsmittelfristen?
Nein. voice gibt ausschließlich organisatorische Auskunft – etwa den nächsten vereinbarten Termin. Die Berechnung und Überwachung rechtlicher Fristen bleibt vollständig Aufgabe eurer Kanzlei und eurer bestehenden Fristenkontrolle.
Finden wir die größten Zeitfresser in deinem Unternehmen.
30 Minuten, kein Pitch: Wir schauen uns deine Abläufe an und sagen dir ehrlich, wo Automatisierung sich rechnet – und wo nicht.